Author: offb@finnestad2020

Det har etter hvert blitt en tradisjon at mastergradsstudenter i faget «Beslutninger i kriser» ved Universitetet i Stavanger kommer på besøk til Operatørenes forening for beredskap (OFFB) på Forus for å få omvisning i beredskapssenteret og et innblikk i hvordan organisasjonen og oljenæringen jobber med beredskap.

I år måtte det imidlertid bli litt annerledes. På grunn av covid-19-situasjonen og smitteverntiltak har OFFB sett seg nødt til å redusere antall besøkende i beredskapslokalene til et minimum.

Men beredskapsfaget er heldigvis ikke avhengig av situasjonsrom med store skjermer på veggen. Det går an å løse problemer også på et universitet ved hjelp av tavler og kritt.

Studentene ble beredskapsledere
Målet for dagen var todelt. Først fikk studentene en innføring i hvordan beredskapen i oljenæringen er bygget opp, proaktiv metode, hvilken rolle OFFB spiller og samspillet mellom 1. linje i den spisse enden av situasjonen, 2. linje på operasjonelt nivå og 3. linje på strategisk nivå.

Se video: OFFB in four minutes

Mål nummer to var å utfordre studentene på hvordan de ville løst en situasjon hvor de som beredskapsledere fikk beskjed om at et besetningsmedlem på en innretning ute i havet hadde testet positivt på covid-19.

Hvilke beslutninger må fattes? Hvem må varsles? Hvem gjør hva? Og er det grunn til å tro at alle om bord har blitt smittet?

Etter å ha diskutert i grupper presenterte studentene sine løsninger for resten. Etterpå fortalte beredskapslederne Geir Haakonsen og Bjørn Stein, sammen med daglig leder i OFFB Ole Jacob Haug, hvordan de ville ha tenkt.

Scenariet var ikke tatt helt ut av luften. Til slutt gikk Haakonsen gjennom hvordan en tilsvarende hendelse ble håndtert i virkeligheten.

Mer komplisert enn en skulle to
Bjørn Stein, som også er leder for trening og øving i OFFB, syns det var en interessant samling – både for studentene og for OFFB.

– Det var en veldig aktiv gruppe som stilte mange gode spørsmål. Flere ville stenge ned innretningen og sende alle til land. Det er kanskje lett å tenke slik. Samtidig har vi en pågående operasjon som må ivaretas på en god og sikker måte. Det er mange faktorer som må vurderes og ting er ofte litt mer komplisert enn man kanskje skulle tro, sier Stein.

Further reading: Slik trener og øver OFFB

Gode råd i den ene situasjonen, helt motsatt i en annen
Nettopp dette er også et sentralt tema i faget «Beslutninger i kriser», forteller førsteamanuensis ved Universitetet i Stavanger, Riana Steen. På pensum står blant annet boken «Streetlights and shadows», skrevet av den amerikanske psykologen og forskeren Gary Klein.

Klein argumenterer her for at gode tommelfingerregler og fremgangsmåter for håndtering av situasjoner preget av oversiktlighet og liten grad av usikkerhet (streetlights) ikke vil virke, og kanskje også være direkte skadelige og feil, i uoversiktlige situasjoner preget av usikkerhet (shadows).

Blant annet hevder Klein at man i situasjoner med tidspress og usikkerhet ikke nødvendigvis kan løse oppgavene utelukkende ved hjelp av prosedyrer, redusere usikkerhet gjennom å samle mer informasjon og vente med å konkludere før man har alle bevisene.

Studenter selv
For Geir Haakonsen ble dagen litt spesiell. Ved siden av fulltidsjobb i OFFB er han også masterstudent i nettopp samfunnssikkerhet ved Universitetet i Stavanger.

– Jeg går faktisk i denne klassen selv, så det var litt morsomt å stå på den andre siden. Samtidig tror jeg de fikk et godt innblikk i hvordan det er å omsette teoriene til praksis og bruke kunnskapen til å fatte gode beslutninger når krisen inntreffer, sier Haakonsen.

For ordens skyld; også Bjørn Stein er i full gang med en master ved Universitetet i Stavanger. Mastergraden han sikter mot heter risikostyring og kriseledelse.

At exactly 20:00 hours on Saturday the 1st of August, 2nd line Emergency Response Manager on duty, Geir Haakonsen, received a phone call from the duty doctor on board the West Phoenix. The patient who had been taken to shore to the hospital in Molde had tested positive for COVID-19, the doctor informed him.

Prior to being transported, the patient had been in close contact with several others on the rig — both on the day- and night shift.

This scenario was by no means unfamiliar. The Emergency Response Manager has a medical background. He was a key contributor to the contingency plans prepared for handling infection offshore, as well as the reception services onshore – including infection and quarantine hotels and related collaboration activities.

He also had experienced a similar situation earlier, when a suspected patient on an offshore installation had tested negative.

Within a short period of time, Neptune Energy’s entire emergency response organisation had been mobilised. Rig owner Seadrill and the Kristiansund municipality also mobilised their emergency resources – as did public and private health organisations.

“Who may need this information?”

On Wednesday 26th of August, OFFB and Neptune Energy invited other operators who are members of OFFB to share their experiences in a video meeting in Microsoft Teams. Together with Rolf Håkon Holmboe, Head of HSEQ Norway at Neptune Energy, Geir Haakonsen talked the participants through the incident, and the key learning points taken from it.

The aim of the meeting was to enable the other operators to better meet similar incidents which may occur.

Openness and the sharing of experiences are crucial elements in the emergency response collaboration which characterises membership of the OFFB.

Haakonsen calls attention to close dialogue, good communication and close collaboration during the incident. The key participants in its successful handling include the rig owner, the operator’s strategic 3rd line, logistics management, Kristiansund municipality, as well as public and private health resources.

“Even though we have contingency plans for various scenarios, these plans don’t provide an answer to everything. This incident shows that we also have to be able to improvise,” Haakonsen says, and points to the need for affirmative communication, clear tasks and unambiguous feedback on who, what, when and where.

“You also need to be proactive, and ask yourself: “Who may benefit from having this information?” says Haakonsen.

Coordination and collaboration

The tracking of the infection was implemented immediately. By Sunday night, Neptune Energy already had COVID-19 testing equipment in place on the rig. The device was so new that its seal had not yet been broken.

127 people were on board the rig when the news of the infection was received on August the 1st. In the following days, three further cases were identified. All four infected patients were taken care of on shore and isolated by the Kristiansund municipality. 46 people who had been in close contact with those infected were quarantined in cabins on board the rig.

In addition, 15 people with non-critical tasks were transported to shore and quarantined.

Head of HSEQ Norway Rolf Håkon Holmboe of Neptune Energy travelled from Stavanger to Kristiansund to be there for the quarantined and isolated staff, and to facilitate the collaboration with the municipality and other company partners.

He praises the Kristiansund municipality for its good emergency response, and is pleased to see that Neptune Energy’s testing equipment – which takes an hour to analyse each sample – provides the same results as the samples analysed at the hospital in Molde.

The company has now purchased another testing machine. Both machines will be used to test personnel at Florø, before they travel offshore to Neptune’s installations. Hopefully, Neptune may be able to offer testing to other companies with helicopter departures from Florø.

“In our experience, training is good. But improvisation is a key ingredient in managing the unknown in situations like these. Handling COVID-19 cases offshore is also a big logistics exercise. Having a very operative logistics department to back you up is very good. They really have impressed me,” Holmboe says.

Openness

OFFB’s managing director Ole Jacob Haug praises Neptune Energy and OFFB’s other members for their willingness to share their experiences.

“After an incident, it’s easy to have the companies pass on what’s worked well and what could have been done better. The member companies collaborate well, and they share knowledge, both at regular meeting points like Fagforum and at events like this one,” says Haug.

“I’m a big fan of sharing knowledge quickly, through short séances such as this. And I will continue to facilitate for it to happen more often,” he says.

Operatørens forening for beredskap (OFFB) ble registrert i EPIM JQS, som er en prekvalifiseringsløsning for leverandører til alle operatøreneselskapene på norsk sokkel, i januar 2020. 

I mai ble det gjennomført en revisjon av beredskapsorganisasjonen. 

Mer informasjon om EPIM JQS finner du her (ekstern lenke).

-I den utfordrende tiden olje- og gassindustrien nå er inne i spiller kanskje OFFB en viktigere rolle enn noensinne, sier OFFBs nye styreleder, Anne Botne fra Neptune Energy Norge.

Koronaviruset, global svikt i etterspørsel etter olje og det verste oljeprisfallet siden årtusenskiftet har de siste månedene snudd hverdagen i norsk olje- og gassindustri på hodet.

Etter å ha funnet balansen etter flere år med fokus på å redusere kostnader og å tilpasse næringen til en ny tid går man nå inn i en ny runde med kostnadskutt og utsatte prosjekter.

Det er kanskje ikke drømmestarten for den nye styrelederen i Operatørenes forening for beredskap (OFFB), Anne Botne – som til daglig er Head of Legal i Neptune Energy Norge.

Høy kvalitet, riktig pris

Botne mener imidlertid at samarbeidet i OFFB kan være løsningen for operatørene på norsk sokkel.

– Sikkerhet og beredskap er kjernevirksomhet i olje- og gassindustrien. Når selskapene nå jobber med å ta ned kostnader er det en bærebjelke at det ikke skal gå utover sikkerheten. Derfor mener jeg at OFFB representerer en mulighet både for selskapene som er medlemmer i dag og potensielle nye medlemmer, sier Botne.

Gjennom å profesjonalisere beredskapsarbeidet og dele kostnader og kunnskap seg imellom får medlemmene i OFFB høy kvalitet for riktig pris.

Leveransen inkluderer vaktgående personell, en komplett beredskapsorganisasjon og system med alt fra trente hoteller for evakuerte langs kysten, vaktlegeordning og krisekommunikasjonstjenester til utvikling av planverk, trening og øving.

– Man får del i en hel pakke. Å bli medlem i OFFB betyr ikke at man setter ut beredskapsarbeidet. OFFB er en integrert del av selskapene og opptrer som en forlenget arm av organisasjonen. Dette kan vi nok bli enda tydeligere på. De fleste operatørene vet nok om OFFB, men vi må vise fram mer av både dybden og bredden, sier Botne.

Friske øyne

Selv om hun er ny i styresammenheng i OFFB, har Anne Botne god kjennskap til beredskapsorganisasjonen – både fra rollen som juridisk leder i Neptune Energy Norge, perioden som Country Director i selskapet og ved å være en ressurs som blir mobilisert på strategisk nivå i selskapet under beredskapsøvelser og hendelser.

Samtidig tror hun det er sunt for foreningen at det kommer inn noen utenfra som kan stille spørsmål og se på arbeidet som gjøres med friske øyne.

Nå ser hun fram til å treffe resten av styret og å gjennomføre det konstituerende styremøtet i juni. Med seg får hun nestleder Marit Brattbakk fra DNO North Sea (Norge) og styremedlemmene Kåre Olav Oftedal fra Gassco, Silje Røsand fra OKEA, Ronny Hanssen fra Wintershall Dea og varamedlemmer Jostein Fjogstad fra AS Norske Shell og Kari Langvik Østhus fra Wellesley Petroleum.

Unikt samarbeid

Anne Botne overtar som styreleder etter Eva Fagernes, Global Head of Environmental Management i Neptune Energy, som har vært styreleder siden 2014. Da var det også tøffe tider for næringen.

Fagernes mener OFFB står godt rustet, både til å møte utfordrende tider i næringen, styrke samarbeidet på norsk sokkel og å nå målet som ble satt ved oppstarten i 2009 – å bli et nasjonalt beredskapssenter.

– I løpet av de siste ti årene har OFFB bygget stein på stein og gått fra å være noe nytt og ukjent til å bli noe alle vet hva er, hva står for og som er en viktig bidragsyter til beredskapsarbeidet på norsk sokkel. Anne overtar som styreleder for en veldrevet og spennende organisasjon, sier Fagernes.

Etter seks år tett på organisasjonen vedgår Fagernes at det blir rart å gi slipp. Hun har stortrivdes. Samarbeidet mellom medlemmene har vært – og er – svært godt.

– Samarbeidet i OFFB er unikt og preget av åpenhet og genuin interesse i å utvikle en beredskapsorganisasjon som kjennetegnes av godt samvirke, kvalitet og profesjonalitet. Det kommer jeg til å savne, sier hun.

Grenseoverskridende kriser som koronakrisen byr på helt spesielle utfordringer for krisehåndterere på alle nivåer. Nøkkelen er felles situasjonsforståelse, robust samarbeid og koordinering, mener sikkerhetsforsker Riana Steen.

– Før vi kan håndtere kriser og finne fram de riktige verktøyene, må vi først ha en forståelse av hva vi står overfor, sier Riana Steen, som i 2020 er en del av OFFB og forsker på hvordan prinsipper og metoder i resilience engineering og safety-II kan løfte kriserespons- og koordineringsarbeidet i beredskapsarbeidet.

Med nærmest eksplosiv kraft har koronaviruset i løpet av noen få måneder spredd seg fra et marked i Kina til å bli en global pandemi og så langt forårsaket et sekssifret antall dødsfall, nedstengte samfunn, knelende helsevesen og den største økonomiske krisen i nyere tid. 

Det er lite som minner om de vanlige og mer oversiktlige krisene vi normalt forbereder oss på å håndtere.

Den nederlandske professoren Arjen Boin og kollegaer kaller kriser som koronakrisen for «transboundary crisis» – grenseoverskridende kriser. Forskerne har forsket på denne typen kriser, som er svært utfordrende å håndtere, i flere år. De mener de skiller seg fra andre typer kriser på flere områder og stiller ekstraordinære krav til håndteringen.

Kjennetegn ved transboundary crisis 
Kjennetegnene på grenseoverskridende kriser er blant annet at de ikke er geografisk avgrenset og dermed rammer alle, at de har et eksepsjonelt høyt usikkerhetsnivå, rask eskalering og ingen tydelig avslutning. 

Andre eksempler på slike kriser er finanskrisen i 2008 og global oppvarming.

I tillegg til å være en grenseoverskridende krise, viser covid-19 kjennetegn til å være en krypende krise. Trusselen har utviklet seg som slumrende prosesser fram til desember 2019, da den først ble oppdaget i Wuhan. Siden har den endret tempo og omfang og blitt en akselererende global krise. 

Stor usikkerhet om når krisen slutter
– Vi venter og håper nå på en vaksine, men vi vet ikke når den kommer. Og det vi har sett av krisen fram til nå er kanskje bare begynnelsen. I den teoretiske verdenen kalles dette for et «wicked problem», som på norsk betyr at noe er ondt eller slemt, sier Steen.

LES OGSÅ: Studies OFFB and Safety-II (internal link, only in Norwegian) 

Utover den rent helsemessige effekten av covid-19, kjenner vi ikke omfanget av konsekvenser dette vil få på andre områder, som næringslivet, familielivet, psykologisk, sosialt og i økonomien vår. Samtidig har krisen en stor politisk dimensjon som vil endre den globale retningen, utviklingen og hvordan vi ser på livet. 

– Spørsmålet som oppstår nå er hvorfor vi ikke har vært bedre forberedt, sier Steen.

Alle må håndtere krisen
Transboundary crisis kjennetegnes også av rask eskalering som lammer de normale responsfunksjonene. Når man mobiliserer for å håndtere punkt A, er man allerede på punkt D. Det gjør det lett å miste mestringsfølelse og håp.

Og hvem har hovedansvar for håndteringen av koronakrisen? Bedriftene? Kommunene? Norge? EU? WHO? FN? Enkeltindividet?

– Sannheten er at alle eier krisen og at alle må håndtere den ut ifra sin egen kontekst. Vi har ikke et globalt organ eller standard som kan bestemme hva som gjelder for alle. Det handler om ulike kulturer, interesser, makt, væremåter og forventninger, sier Steen.

– I håndteringen av en slik situasjon trenger vi en ærlig, åpen og realistisk dialog og tydelig ledelse – både innen organisasjoner, som samfunn og som nasjon, påpeker hun.

Selv om det kan virke overveldende og håpløst, er det mulig å håndtere store kriser – også altoverskyggende kriser som transboundary crisis.

Tre krav til felles situasjonsforståelse og koordinering
Nøklene er felles situasjonsforståelse, solid samarbeid og koordinering. 

Men hvilke krav stilles det så til vellykket koordinering? Fra et teoretisk perspektiv er det tre avgjørende faktorer som påvirker kvaliteten:

• Kriterier for felles innsats
• Krav til felles innsats
• Koreografi av den felles innsatsen

Når man danner kjernegruppen i et koordineringsteam må man først bli enige om kriteriene for arbeidet som skal gjøres, forteller Steen: Hva er intensjonen? Hvilken relasjon har vi og trenger vi? Hvem er med? Hvordan? Hvorfor? Hvordan er beslutningshierarkiet? Hvilken kompetanse og ekspertise trengs i håndteringen?

– Man bør ikke begynne å koordinere uten å ha gått gjennom denne prosessen. Mange gjør nettopp det; hopper i det og begynner å koordinere før de har blitt enige om spillereglene. 

– Men i krisehåndteringsprosessen styres oppmerksomheten ofte mot det ulike aktører definerer som viktig og kritisk. Hvis vi ikke har et felles utgangspunkt, et multidimensjonalt utgangspunkt, kan uklare regler, roller og ansvarsområder føre til dilemmaer som kan lamme effektiviteten i responsprosessen, sier Steen.

Etter å ha blitt enige om kriteriene må man bli enige om kravene, hva som trengs. Tillit er et viktig stikkord. Forutsigbare relasjoner er et annet. For når organisasjonene A, B og C skal jobbe sammen må de kunne forstå hverandre, regne med hverandre og vite at de andre gjør det de sier at de skal gjøre.

– For å bruke et orkester som bilde: Alle har instrumenter, alle har noter og alle kan lese dem, sier Steen.

Den siste avgjørende faktoren blir da en dyktig dirigent – en som ser hvordan melodien går og hvordan det skal høres ut, som vet hvilket instrument som kan levere det som trengs, som passer inn i miksen med de andre og som med stødig hånd koreograferer innsatsen.

Kjernen i det hele er lederskap.

Tett samarbeid på norsk sokkel
Steen mener håndteringen av covid-19 på norsk sokkel er et godt eksempel på hvordan koordineringsarbeid kan se ut i praksis. 

Håndteringen krever godt samarbeid mellom et bredt spekter av aktører, inkludert operatørselskapene, kommuner som har beredskapsmessig ansvar for håndtering av smitte og helse for personell som oppholder seg i kommunen, utvalgte hoteller som vil ta imot evakuerte, syke personer fra havet og personell som må sitte i karantene i transit fra utlandet, og helsevesenet. 

Steen har gjennom OFFB fulgt samarbeidet tett og registrerer at man også involverer helsefaglig ekspertise inn i alle prosessene for å øke kunnskapsnivået og spre informasjon. Dette stimulerer til kollektiv mindfulness og oppmerksomhet på detaljer i sikkerhetskritiske situasjoner og er elementer som viser en inkluderende kultur og resiliens-tilnærming til helhetlige tiltak.

Hadde håndteringen vært preget av manglende felles situasjonsforståelse og koordinert innsats, ville det fått mange negative følger, påpeker Steen og lister opp eksempler som stress, mistet fokus, frustrasjon, mangel på tillit, at man tar saken i egne hender og ikke leverer i henhold til forventning og bestilling.

– I prosessarbeid er det ikke rom for uryddighet. Vi må ha veldefinerte roller og funksjoner i alle ledd, velfungerende rutiner, gjensidig forpliktelse, tillit til kompetansen og ferdighetene til hverandre og lytte til «dirigenten». Er disse premissene til stede, har man gode forutsetninger for suksessfull håndtering av oppgaven, sier Steen

LES MER: Common Ground and Coordination in Joint Activity (fagartikkel i ekstern lenke)

Erfaringen etter to interne øvelser i OFFB de siste dagene er at det er fullt mulig å gjennomføre gode beredskapsøvelser med minimal bemanning i beredskapsrommet og resten på Skype og Teams. – Vi er i ferd med å knekke koden, sier Bjørn Stein.

Knekt koden
De siste dagene har staben i OFFB også gjennomført to interne nivå 1-øvelser med beredskapsleder og stabsleder i beredskapsrommet på Forus (som selvfølgelig har etterlevd føringene fra helsemyndighetene) og fire koordinatorer som har deltatt fra sine hjemmekontor via Skype – i tillegg til spillstab og øvingsleder på Teams.

Erfaringen er god, sier Stein.

– Så langt har vi ikke hatt med oss operatørene, riggeiere og andre samvirkeaktører, men vi ser ikke noen problemer med å utvide deltakelsen. Nå har vi jobbet internt med å knekke koden, og det tror jeg vi har fått til, sier han.

Videomøtedisiplin og flere statusmøter
En utfordring med denne måten å øve på for 2. linje er at man mister samspillet i beredskapsrommet, nærheten og oversikten man får av å ha de store skjermene på veggen. Desto viktigere er det derfor å gjennomføre hyppige statusmøter på Skype. Koordinatorene som deltar på videomøter må også utvise god disiplin og skru av mikrofonen når de ikke skal snakke.

Beredskapsleder og stabsleder har på lyd og video hele tiden, slik at alle kan høre hva som skjer i beredskapsrommet. I tillegg benyttes chat på Skype.

Byr på muligheter
– Nå har vi gjennomført to av seks planlagte øvelser dette kvartalet. Etter påske vil vi invitere med operatørene og se nærmere på hvilke muligheter vi har. Vi vil også invitere med Petroleumstilsynet og andre samvirkeaktører.

– Slik jeg ser det nå tror jeg ikke det ville vært store utfordringer ved å håndtere beredskapssituasjoner på denne måten, bare vi får trent litt mer på det, sier Stein.

OFFB følger retningslinjene fra myndighetene og jobber fra hjemmefra. Beredskapsoppgavene blir likevel ivaretatt fullt ut. Øvelser, kurs og andre samlinger er i første omgang avlyst fram til påske.

Operatørenes forening for beredskap (OFFB) er fullt operativt og jobber, som vanlig, med å ivareta beredskapen for våre medlemsbedrifter. 

Samtidig bidrar OFFB med å koordinere og samkjøre beredskapsarbeidet til en rekke aktører, både offentlige og private, som har en rolle i å ivareta sikkerheten til personell som jobber i olje- og gassvirksomheten på norsk sokkel.

Bruk epost eller mobilnummeret for å kontakte oss.

Her finner du Norsk olje og gass sine anbefalinger for Coronavirus (Covid-19) og offshorearbeid: https://norskoljeoggass.no/arbeidsliv/covid19/

Her finner du Helsedirektoratets råd, anbefalinger og informasjonsmateriell om hvordan man skal forholde seg til Coronaviruset: https://www.helsedirektoratet.no/tema/beredskap-og-krisehandtering/koronavirus

Vi oppfordrer alle til å følge retningslinjer og tiltak publisert på Folkehelseinstituttet sin nettside: https://www.fhi.no/sv/smittsomme-sykdommer/corona/