Author: offb@finnestad2020

Det har etter hvert blitt en tradisjon at mastergradsstudenter i faget «Beslutninger i kriser» ved Universitetet i Stavanger kommer på besøk til Operatørenes forening for beredskap (OFFB) på Forus for å få omvisning i beredskapssenteret og et innblikk i hvordan organisasjonen og oljenæringen jobber med beredskap.

I år måtte det imidlertid bli litt annerledes. På grunn av covid-19-situasjonen og smitteverntiltak har OFFB sett seg nødt til å redusere antall besøkende i beredskapslokalene til et minimum.

Men beredskapsfaget er heldigvis ikke avhengig av situasjonsrom med store skjermer på veggen. Det går an å løse problemer også på et universitet ved hjelp av tavler og kritt.

Studentene ble beredskapsledere
Målet for dagen var todelt. Først fikk studentene en innføring i hvordan beredskapen i oljenæringen er bygget opp, proaktiv metode, hvilken rolle OFFB spiller og samspillet mellom 1. linje i den spisse enden av situasjonen, 2. linje på operasjonelt nivå og 3. linje på strategisk nivå.

Se video: OFFB in four minutes

Mål nummer to var å utfordre studentene på hvordan de ville løst en situasjon hvor de som beredskapsledere fikk beskjed om at et besetningsmedlem på en innretning ute i havet hadde testet positivt på covid-19.

Hvilke beslutninger må fattes? Hvem må varsles? Hvem gjør hva? Og er det grunn til å tro at alle om bord har blitt smittet?

Etter å ha diskutert i grupper presenterte studentene sine løsninger for resten. Etterpå fortalte beredskapslederne Geir Haakonsen og Bjørn Stein, sammen med daglig leder i OFFB Ole Jacob Haug, hvordan de ville ha tenkt.

Scenariet var ikke tatt helt ut av luften. Til slutt gikk Haakonsen gjennom hvordan en tilsvarende hendelse ble håndtert i virkeligheten.

Mer komplisert enn en skulle to
Bjørn Stein, som også er leder for trening og øving i OFFB, syns det var en interessant samling – både for studentene og for OFFB.

– Det var en veldig aktiv gruppe som stilte mange gode spørsmål. Flere ville stenge ned innretningen og sende alle til land. Det er kanskje lett å tenke slik. Samtidig har vi en pågående operasjon som må ivaretas på en god og sikker måte. Det er mange faktorer som må vurderes og ting er ofte litt mer komplisert enn man kanskje skulle tro, sier Stein.

Further reading: Slik trener og øver OFFB

Gode råd i den ene situasjonen, helt motsatt i en annen
Nettopp dette er også et sentralt tema i faget «Beslutninger i kriser», forteller førsteamanuensis ved Universitetet i Stavanger, Riana Steen. På pensum står blant annet boken «Streetlights and shadows», skrevet av den amerikanske psykologen og forskeren Gary Klein.

Klein argumenterer her for at gode tommelfingerregler og fremgangsmåter for håndtering av situasjoner preget av oversiktlighet og liten grad av usikkerhet (streetlights) ikke vil virke, og kanskje også være direkte skadelige og feil, i uoversiktlige situasjoner preget av usikkerhet (shadows).

Blant annet hevder Klein at man i situasjoner med tidspress og usikkerhet ikke nødvendigvis kan løse oppgavene utelukkende ved hjelp av prosedyrer, redusere usikkerhet gjennom å samle mer informasjon og vente med å konkludere før man har alle bevisene.

Studenter selv
For Geir Haakonsen ble dagen litt spesiell. Ved siden av fulltidsjobb i OFFB er han også masterstudent i nettopp samfunnssikkerhet ved Universitetet i Stavanger.

– Jeg går faktisk i denne klassen selv, så det var litt morsomt å stå på den andre siden. Samtidig tror jeg de fikk et godt innblikk i hvordan det er å omsette teoriene til praksis og bruke kunnskapen til å fatte gode beslutninger når krisen inntreffer, sier Haakonsen.

For ordens skyld; også Bjørn Stein er i full gang med en master ved Universitetet i Stavanger. Mastergraden han sikter mot heter risikostyring og kriseledelse.

At exactly 20:00 hours on Saturday the 1st of August, 2nd line Emergency Response Manager on duty, Geir Haakonsen, received a phone call from the duty doctor on board the West Phoenix. The patient who had been taken to shore to the hospital in Molde had tested positive for COVID-19, the doctor informed him.

Prior to being transported, the patient had been in close contact with several others on the rig — both on the day- and night shift.

This scenario was by no means unfamiliar. The Emergency Response Manager has a medical background. He was a key contributor to the contingency plans prepared for handling infection offshore, as well as the reception services onshore – including infection and quarantine hotels and related collaboration activities.

He also had experienced a similar situation earlier, when a suspected patient on an offshore installation had tested negative.

Within a short period of time, Neptune Energy’s entire emergency response organisation had been mobilised. Rig owner Seadrill and the Kristiansund municipality also mobilised their emergency resources – as did public and private health organisations.

“Who may need this information?”

On Wednesday 26th of August, OFFB and Neptune Energy invited other operators who are members of OFFB to share their experiences in a video meeting in Microsoft Teams. Together with Rolf Håkon Holmboe, Head of HSEQ Norway at Neptune Energy, Geir Haakonsen talked the participants through the incident, and the key learning points taken from it.

The aim of the meeting was to enable the other operators to better meet similar incidents which may occur.

Openness and the sharing of experiences are crucial elements in the emergency response collaboration which characterises membership of the OFFB.

Haakonsen calls attention to close dialogue, good communication and close collaboration during the incident. The key participants in its successful handling include the rig owner, the operator’s strategic 3rd line, logistics management, Kristiansund municipality, as well as public and private health resources.

“Even though we have contingency plans for various scenarios, these plans don’t provide an answer to everything. This incident shows that we also have to be able to improvise,” Haakonsen says, and points to the need for affirmative communication, clear tasks and unambiguous feedback on who, what, when and where.

“You also need to be proactive, and ask yourself: “Who may benefit from having this information?” says Haakonsen.

Coordination and collaboration

The tracking of the infection was implemented immediately. By Sunday night, Neptune Energy already had COVID-19 testing equipment in place on the rig. The device was so new that its seal had not yet been broken.

127 people were on board the rig when the news of the infection was received on August the 1st. In the following days, three further cases were identified. All four infected patients were taken care of on shore and isolated by the Kristiansund municipality. 46 people who had been in close contact with those infected were quarantined in cabins on board the rig.

In addition, 15 people with non-critical tasks were transported to shore and quarantined.

Head of HSEQ Norway Rolf Håkon Holmboe of Neptune Energy travelled from Stavanger to Kristiansund to be there for the quarantined and isolated staff, and to facilitate the collaboration with the municipality and other company partners.

He praises the Kristiansund municipality for its good emergency response, and is pleased to see that Neptune Energy’s testing equipment – which takes an hour to analyse each sample – provides the same results as the samples analysed at the hospital in Molde.

The company has now purchased another testing machine. Both machines will be used to test personnel at Florø, before they travel offshore to Neptune’s installations. Hopefully, Neptune may be able to offer testing to other companies with helicopter departures from Florø.

“In our experience, training is good. But improvisation is a key ingredient in managing the unknown in situations like these. Handling COVID-19 cases offshore is also a big logistics exercise. Having a very operative logistics department to back you up is very good. They really have impressed me,” Holmboe says.

Openness

OFFB’s managing director Ole Jacob Haug praises Neptune Energy and OFFB’s other members for their willingness to share their experiences.

“After an incident, it’s easy to have the companies pass on what’s worked well and what could have been done better. The member companies collaborate well, and they share knowledge, both at regular meeting points like Fagforum and at events like this one,” says Haug.

“I’m a big fan of sharing knowledge quickly, through short séances such as this. And I will continue to facilitate for it to happen more often,” he says.